Dom Pomocy Społecznej w Kwidzynie

Na podstawie art. 2 ust. 1 oraz art. 10 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429), z późn. zmianami)  nasz podmiot zwraca się z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej w zakresie wdrożenia w podmiocie rozwiązań wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r która wejdzie w życie 25 września tego roku i Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Za brak wdrożenia w/w wymagań grożą wysokie sankcje m.in. kary pozbawianie wolności  oraz sankcje finansowe.   

  

 Czy się przygotowałeś do nowych rozwiązań prawnych z sygnalistów? Jeśli nie to na co czekasz? Wnosimy o odpowiedź na informację publiczną.  Każdy podmiot publiczny ma obowiązek udzielenia odpowiedzi na informację publiczną!-Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, z zastrzeżeniem ust. 2 i art. 15 ust. 

  

 Kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie udostępnia informacji publicznej, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. 

  

  

Informacje stanowią informację publiczną 

Pozwalamy sobie również przypomnieć, zgodnie z art. 2 ust. 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej “ (…) Od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego 

Celem naszych wniosków jest - sensu largo - usprawnienie, naprawa - na miarę istniejących możliwości - funkcjonowania podmiotów gdzie jak wynika z naszych wniosków - stan faktyczny wymaga wszczęcia procedur naprawczych i uświadamiania o nowych obowiązkach prawnych, a w ostateczności nagłośnienia spraw czy skierowanie wniosków o podejrzenie popełnienia przestępstwa (przepisy karne). 

Ponadto  przypadku braku uzyskania odpowiedzi na zadane pytania będziemy zmuszeni złożyć skargę do sądu na bezczynność.  Będziemy także publikować odpowiedzi na naszych portalach i informować odpowiednie organy o braku wdrożonych rozwiązań. 

Transparentność i zgodność z prawem to nasza misja. 

  

  

Pytania: 

1.INFORMACJA OGÓLNA O PODMIOCIE 

Jednostka (nazwa): Dom Pomocy Społecznej w Kwidzynie ul. Malborska 18
Powiat: kwidzyński
Województwo.  Pomorskie

TERYT:

Ilość mieszkańców gminy/powiatu:
· do 10 000
· pow. 10 000  X

Ilość osób świadczących pracę na rzecz jednostki:
· do 50
· 50-250   X
· pow. 250

2.  Czy w Państwa jednostce została wdrożona wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zgodna z najnowszymi wymaganiami ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r.? Czy w/w procedura uwzględnia nowe terminy, raportowanie, zakres podmiotowy i przedmiotowy które wynikając z nowych rozwiązań prawnych?
· TAK
· NIE   X

W kilku zdaniach wnosimy o opisanie procedur zgłoszeń wewnętrznych jakie podmiot wdrożył lub zamierza wdrożyć do dnia 25.09.2024r? 

KANAŁ WEWNĘTRZNY
Do ustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zobowiązany jest podmiot prawny, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. Podmioty takie zobowiązane są również do udostępnienie kanału wewnętrznego do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. 

3. Jakie kanały zgłoszeń wewnętrznych zostały już udostępnione lub będą w dniu wejścia w życie ustawy(tzn. 25.09.2024r)  - sygnaliście?   

Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń i podejmowania działań następnych będzie wdrożona po 25.09.2024 r.

· skrzynka fizyczna
· osobiste spotkanie   X na wniosek sygnalisty
· dedykowany e-mail   X na wyznaczony adres poczty elektronicznej
· dedykowany telefon zaufania
· kanał zgłoszeniowy w postaci platformy elektronicznej. Proszę podać nazwę platformy i termin rozpoczęcia i zakończenia umowy ………………………………………………………………………………
· inne: jakie?  Tradycyjnie w siedzibie DPS w Kwidzynie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie”, na formularzu stanowiącym załącznik do procedury.

4. Jaki kanał zgłoszeń wewnętrznych został lub będzie wdrożony w dniu wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów (tzn. 25.09.2024r)  który zapewnia anonimowość sygnaliście? Proszę podać czy jednostka sama opracuje czy korzystać będzie z zewnętrznego systemu informatycznego zapewniającego anonimowość? 

Jednostka nie będzie korzystać z zewnętrznego systemu informatycznego.

4. Jeżeli w chwili obecnej nie zostały wdrożone kanały zgłoszeń i system zapewniający anonimowość sygnaliście to kiedy planowane jest wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych i kanału zgłoszeń zapewniający anonimowość? Proszę o wybranie:
· jesteśmy w trakcie wdrożenia    X
· 25.09.2024 

 · III kwartał 2024 r. · IV kwartał 2024 r.
· w 2025 r. lub później
· nie wiem 

  

W przypadku wyboru wariantu (okienka) 3,4,5 zmuszeni będziemy powiadomić odpowiednie instytucje o niedostosowaniu się jednostki do wymagań prawnych jakie niosą za sobą nowe przepisy o ochronie sygnalistów.
5. Czy zostały zabezpieczone środki finansowe na wdrożenie wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa i kanałów zgłoszeń?
· TAK   X
· NIE 

6.  Jeżeli wdrożono wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa, kto został wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń od sygnalisty? 

Jednostka jest w trakcie wdrożenia procedury.

7.W przypadku wyznaczenia pracownika do obsługi sygnalistów proszę o wykazać spełnienie wymogów:
a) kwalifikacje do pełnienia tej funkcji   X    Wyznaczony pracownik będzie brał udział w szkoleniach.

b) niezależność  

c)odpowiednia wiedza pracownika, sposób rozliczania i kwoty rozliczeń w ramach umowy: miesięcznie, jednorazowa, stawka godzinowa (brutto), jeśli inaczej – jak? przedmiot i sposób realizacji usługi przez  przedłożenie skanu umowy ( np. umowa zlecenie).  

Pracownik będzie wykonywał obowiązki w ramach zakresu czynności.

d) zakres obowiązków, wykaz szkoleń, rekomendacje do pełnienia funkcji 

Pracownik będzie wykonywał obowiązki w ramach zakresu czynności.

8. Czy osoba/podmiot obsługujący zgłaszania naruszeń prawa została przeszkolona w zakresie nowych uregulowań prawnych? 

Pracownik będzie brał udział w szkoleniach z zakresu ustawy o ochronie sygnalistów.

 

9. W jaki sposób podmiot spełni obowiązek bezstronności osoby/podmiot obsługującego zgłaszania naruszeń prawa? Prosimy w kilku zdaniach o uzasadnienie odpowiedzi. 

Pracownik obsługujący zgłoszenia naruszeń prawa podpisze pisemne oświadczenie o obowiązku zachowania w tajemnicy danych uzyskanych podczas postępowania.

 

10. W przypadku korzystania z podmiotu zewnętrznego w zakresie obsługi czy została zawarta umowa z podmiotem zewnętrznym na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od sygnalistów lub zamierzacie Państwo taką umowę zawrzeć?
· TAK
· NIE   X

11. Proszę o podanie danych podmiotu zewnętrznego, z którym zawarto umowę na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od sygnalistów (jeżeli dotyczy).
Proszę wymienić:   nie dotyczy

12. Czy z w/w podmiotem będzie zawarta umowa powierzenia danych? 

13. Organizacje, które wdrażają system whistleblowingowy już na etapie projektowym, zgodnie z zasadą „privacy by design”, powinny uwzględnić we wdrażanym rozwiązaniu ochronę danych osobowych. Muszą pamiętać, że start tego nowego procesu przetwarzania danych osobowych, powinien zostać poprzedzony udokumentowaną analizą ryzyka. Czy w podmiocie został opracowany dokument analiza ryzyka w zakresie sygnalistów oraz „privacy by design” w zakresie nowych rozwiązań prawnych? 

DPS w Kwidzynie nie zawiera umowy na przyjmowanie i obsługę zgłoszeń od sygnalistów.

14. Czy został opracowany rejestr czynności przetwarzania dla procesu sygnalistów? 

DPS w Kwidzynie dokona aktualizacji rejestru czynności przetwarzania.

W ramach ochrony danych osobowych sygnalistów niezbędne jest także dostosowanie rejestru czynności przetwarzania, który w większości podmiotów jest niezbędnym dokumentem wynikającym z RODO. 

  

15. W jaki sposób został lub będzie spełniony obowiązek informacyjny RODO. 

Na stronie BIP i tablicy informacyjnej zostanie umieszczona klauzula informacyjna.

16. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę na odbiorców danych w rozumieniu art. 6 pkt. 9 RODO? – niewłaściwe wskazanie numeracji artykułów

17. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę retencję danych? 

Tak

 

18. Czy projektując klauzule informacyjne zwrócono uwagę na prawa podmiotów danych? 

Tak

 

Przyjmując zgłoszenia o nieprawidłowościach, podmiot staje się administratorem danych osobowych przekazanych przez sygnalistów.  Trzeba mieć świadomość, że to nie tylko dane osobowe sygnalisty. W grę wchodzić będzie także zabezpieczenie danych osób, których dotyczy zgłoszenie oraz osób postronnych (świadków naruszenia lub innych osób, które mogą być potencjalnie dotknięte skutkami zgłoszenia). 

Wobec każdej z tych osób, dana organizacja powinna spełnić obowiązek informacyjny, czyli przekazać informację o sposobie przetwarzania danych osobowych, tzw. klauzulę informacyjną. 

 

19. Czy pracownicy zostali lub będą przeszkoleni w zakresie systemu zgłaszania naruszeń prawa?
· TAK   X
· NIE 

Jeżeli tak to w jaki sposób? 

………………………………………………………………………………………………………. 

20. Jeżeli nie, czy szkolenie będzie przeprowadzone:
· we własnym zakresie   X
· przez firmę zewnętrzną   X
· inny sposób 

  

  

21. Kto w jednostce będzie odpowiedzialny za raportowanie zgłoszeń naruszeń prawa? 

Osoba wyznaczona przez Dyrektora.

 

 

22. Czy podmiot zdaje sobie sprawę, że w pełni odpowiada za obsługę systemu zgłaszania nieprawidłowości na etapie jego funkcjonowania, w tym przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych, opracowywanie raportów oraz zapewnienie poufności? 

Tak

  

 

23. W jaki sposób podmiot będzie chronił tożsamość sygnalisty? Czy będą mogli oni bezpiecznie i anonimowo zgłaszać problemy dostrzeżone w miejscu pracy za pośrednictwem przyjaznego narzędzia do komunikacji? 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewni ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby , której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej.

 

 

24. Ustawodawca wymaga aby kanały przyjmowania zgłoszeń były zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu. Oprócz kwestii bezpieczeństwa ustawa i dyrektywa stawia dodatkowe wymogi, które w zasadzie dotyczą procesu dokonywania i przyjmowania zgłoszeń, ale w praktyce często będą realizowane poprzez wskazane kanały dokonywania zgłoszeń. Chodzi m.in. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, czy przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub, w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia, trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Czy w/w będą spełnione? 

Działania podejmowane przez DPS w Kwidzynie będą zgodne z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

  

 

W art. 23 dyrektywy o sygnalistach zostały wskazane środki, które państwa członkowskie powinny zaimplementować w celu przeciwdziałania naruszeniom przy prawidłowym wdrożeniu kanałów sygnalizacyjnych lub ich niewdrożeniu. Przepis literalnie stanowi, że państwa członkowskie ustanawiają skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które: 

1.    utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń (a za takie działania można uznać z pewnością niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie wewnętrznych kanałów sygnalizacyjnych); 

2.    podejmują działania odwetowe wobec osób zgłaszających naruszenia (niewdrożenie lub nieprawidłowe wdrożenie kanałów sygnalizacyjnych będzie w tym przypadku dodatkową okolicznością obciążającą); 

3.    wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko osobom zgłaszającym naruszenia; 

4.    dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości osób dokonujących zgłoszenia (co również pozostaje w nierozerwalnym związku z niewłaściwym wdrożeniem kanałów sygnalizacyjnych). 

  

Dyrektor

Domu Pomocy Społecznej w Kwidzynie

Joanna Stasińska